*Por Paulo Oliveira

A transformação digital não é apenas um modismo. Partir para a automação dos processos impacta diretamente na melhora dos resultados e para começar a entender com como está o cenário da sua empresa nesse contexto, você pode responder algumas questões simples, listadas abaixo: 

– Quais são os fluxos dos processos atuais e o quanto sua empresa está digitalizada? Mapeie, inicialmente, os principais processos da sua empresa e verifique quais deles são automatizados e quais são manuais. Converse com colaboradores e gestores sobre como é o dia a dia deles, tanto para o cenário automatizado, quanto ao manual. Você provavelmente terá dados importantíssimos desse levantamento; 

– Qual é o mindset de seus gestores e colaboradores? É importante você conhecer como seus colaboradores e gestores pensam em padrões de acordo com determinados comportamentos e ações necessárias para manter a estratégia sempre na direção correta; 

– Eles estão alinhados às transformações tecnológicas? A transformação digital é muito mais que implantar softwares, mas sim, um fenômeno que incorpora todo o macro e microambiente que a empresa está inserida com o objetivo de melhorar consideravelmente os processos e vida das pessoas. É importante saber o nível de maturidade dos profissionais nesse assunto. 

Com todas as respostas para estas questões em mãos, você tem um diagnóstico inicial de como anda o processo de transformação digital de sua empresa. Por meio de uma análise mais detalhada, é possível descobrir gargalos que podem ser superados com a digitalização de procedimentos que ainda estão utilizando mão de obra sobrecarregada ou de tecnologias ultrapassadas. 

É preciso compreender quais são os recursos e KPIs necessários para configurar a transformação digital que dê fato vá impactar nos resultados de sua empresa e levá-la ao sucesso. Outra questão, é perceber que este processo de digitalização é uma jornada a ser cumprida em etapas e que não é algo a ser resolvido da noite para o dia. Qual é a tecnologia ideal para o seu momento de negócios? Por quais departamentos é necessário começar o processo, e qual demanda é a mais necessária? 

Um bom planejamento pode evitar adversidades, como dificuldades técnicas, alguma resistência por parte dos colaboradores, priorizar áreas cuja demanda não é tão urgente, predicando, assim, o reflexo nos resultados. Por isso é importante contar com uma empresa especializada para ajudar nesse processo. Outro passo importante é contar com o engajamento das lideranças e o alinhamento no formato de administração para que as novas tecnologias sejam aplicadas e utilizadas de maneira mais efetivas. Assim o entrosamento entre colaboradores e as novas mudanças vindas da transformação digital acontecerá de forma mais natural, sob uma liderança inovadora. 

No caso dos Recursos Humanos, é fundamental que as estratégias de gestão de pessoas utilizem os novos recursos disponíveis para otimizar a produtividade de toda a equipe e colaboradores da empresa. Nesse aspecto, investir em como a experiência do funcionário e capacitação para o desenvolvimento profissional são fundamentais para torar o RH ainda mais focado nas pessoas, deixando a parte operacional, por exemplo como folha de pagamento e controle de frequência e benefícios, nas mãos de empresas especialistas que ofereçam serviços de Outsourcing. 

Ao digitalizar as rotinas de RH, garante-se mais velocidade no fluxo de trabalho, aumento de produtividade, diminuição, ou até mesmo, eliminação de erros manuais, e um setor de gestão de pessoas muito mais estratégico. As funções da gestão de pessoas passam, assim, a ser direcionadas para processos de maior valor organizacional. Ao mesmo tempo, o uso de softwares de gestão de RH promove a descentralização de ações e tornam as etapas menos burocráticas e muito mais simples de serem executadas. 

Entre os processos manuais que podem ser digitalizados estão o envio e recebimento de documentos, programação de férias, consultas a históricos diversos, entrada de atestados médicos, avisos de vacinação e campanhas de medicina preventiva, entre muitas outras ações. A transformação digital ainda permite maior velocidade nas atividades, melhor comunicação entre departamentos e pessoas, um fluxo de trabalho mais assertivo com redução de erros e de gasto de tempo em retrabalhos. 

De acordo com a consultoria Gartner, 92% dos CEOs admitem a necessidade de digitalização do RH. Muitas empresas no Brasil precisam dar atenção especial para a automação de processos. Mesmo com o maior impulso com a adoção do home office e do trabalho híbrido, ainda falta entender a importância real da digitalização e iniciar o quando antes o processo de implementação.

Por isso o esclarecimento do quanto a digitalização é importante para os negócios se faz tão necessário. Além disso, a transformação digital permite uma segurança no gerenciamento de dados, com o uso do armazenamento em nuvem, o que facilita também o compartilhamento de informações entre setores, elimina riscos de perdas de dados, e garante um nível de segurança dos dados muito maior.

*Paulo Oliveira, gerente de marketing da Apdata

Aviso: A opinião apresentada neste artigo é de responsabilidade de seu autor e não da ABES – Associação Brasileira das Empresas de Software

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