A Cel-Lep é uma das principais redes de ensino de idiomas de São Paulo, com 38 unidades estrategicamente posicionadas pelo Estado e um quadro de mais de 500 funcionários. Como referência de ensino de idiomas, em 2012 a rede foi adquirida pelo grupo H.I.G. Capital, uma das maiores gestoras de private equity do mundo.
Esta aquisição acelerou ainda mais o crescimento da rede, que gerou novas demandas, dentre elas, um sistema capaz de centralizar a gestão de pessoas de todas as unidades da rede e atender o crescimento dos próximos anos.
Cenário:
Para descentralizar as tarefas do departamento de recursos humanos e ter controle total sobre as marcações do ponto dos funcionários da empresa, a Cel-Lep precisava de uma solução para substituir o sistema atual em produção em um curto espaço de tempo. Os executivos da empresa precisavam acompanhar a movimentação dos colaboradores online a partir de relatórios gráficos em situações que causasse impacto direto nos custos das unidades operacionais.
Solução:
Diante deste cenário, a Cel-Lep passou a utilizar a solução SIIN – Serviço de Integração Inteligente nas Nuvens, que permite que o cliente acesse a solução de qualquer local do mundo e de qualquer equipamento (notebook, tablet, smartfone) com acesso a internet. Relatórios gráficos de fácil visualização que sinaliza as principais divergências relacionadas ao registro de ponto.
Acesso pelo supervisor da equipe para redirecionamento do funcionário no momento da ocorrência evitando assim queda na produtividade e situações que gere passivo trabalhista. Como característica do negócio a Cel-Lep mantém operações em várias localidades distribuídas pelo país. Para conseguir receber o registro de todas as marcações de todas as localidades foi instalado um módulo de comunicação para receber e enviar o registro do ponto online, automaticamente e sem agendamento para a base de dados centralizada do sistema.
Integração do sistema legado de folha de pagamento da Cel-Lep para evitar retrabalho por parte das pessoas do departamento pessoal. Em tarefas relacionadas a inserir colaboradores, lançar férias, atestados, afastamentos, demissão, promoções etc.
Softwares utilizados:
Afim de, solucionar as questões levantadas foram adotados os sistemas iFractal®:
• ifPonto SIIN versão elevado ao cubo que conta com uma série de relatórios e gráficos que sinalizam as principais divergências que afetam diretamente a operação e os custos do negócio que podem ser contornadas no momento da ocorrência evitando assim um aumento nas despesas e do passivo trabalhista.
• ifMódulo módulo de comunicação instalado em cada uma das localidades fora da rede do cliente para enviar online os registros para o sistema ifPonto.
• Implementado recursos para que o software opere com as regras da empresa;
• sistema confiável e aditável;
• facilidade para adaptação e integração entre seus módulos e sistemas legado;
• disponibilidade e escalabilidade;
• Sistema baseado 100% na WEB.
Resultados alcançados:
. Descentralização de tarefas do departamento de RH;
. Melhora no controle e gestão dos colaboradores;
. Melhora na alocação de tarefas do departamento de recursos humanos;
. Redução significativa nos custos operacional e de passivo trabalhista;
. Redução com horas extras;
. Aumento de produtividade.
Situação após a implementação:
A Cel-Lep tem hoje a seu dispor um conjunto de ferramentas que maximizam a capacidade de gestão, possibilitando agilidade na tomada de decisão. Os seguintes resultados podem ser observados:
• Fluxo integrado de dados do ifPonto com sistema de folha de pagamento;
• Ferramentas de monitoramento que possibilitam o acompanhamento online da
movimentação dos funcionários;
• Relatórios gráficos que sinalizam as principais divergências que podem gerar aumento no passivo trabalhista;
• Descentralização das tarefas do departamento de recursos humanos;
• Relatórios de criticidade que auxiliam na tomada de decisão;
• Acesso de qualquer local através de interface web intuitiva e de simples operação.
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